Hướng dẫn giải thích Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho người mua: Biến dữ liệu phòng thí nghiệm thành quyết định kinh doanh hiệu quả

Người mua chất xơ nhưpolydextroseVàdextrin khángCần một quy trình xử lý nguyên liệu đầu vào nhanh chóng, minh bạch, đảm bảo an toàn sản phẩm và lợi nhuận thương mại. Hướng dẫn này định hình lại cách diễn giải COA thành các công cụ thực tiễn mà bạn có thể sử dụng ngay tại bến bốc xếp: một danh sách kiểm tra chấp nhận đơn giản chỉ một trang, một mẫu ghi nhật ký COA có thể điền, và các quy tắc rõ ràng để chuyển đổi kết quả phân tích, độ ẩm, vi sinh và kim loại nặng thành các quyết định về giá cả, thời hạn sử dụng và hiệu suất nhà cung cấp.

Công ty TNHH Sức khỏe Sơn Đông Shine chuyên vềpolydextrose,dextrin khángvà các chất xơ ăn kiêng liên quan, vận hành các xưởng GMP và phòng thí nghiệm QC được trang bị đầy đủ. Các quy trình dưới đây phù hợp với cách các nhà sản xuất nguyên liệu nghiêm túc thiết kế quy trình COA nội bộ của riêng họ, cung cấp cho người mua một cách thức mạnh mẽ về mặt thương mại, sẵn sàng cho việc kiểm toán để chấp nhận (hoặc giữ lại) mọi lô hàng đến.

Hướng dẫn cách sử dụng cẩm nang này trong 15 phút đầu tiên khi nhận hàng.

Mục tiêu là sự nhất quánĐạt / Không đạtQuyết định được đưa ra trước khi hàng hóa được nhập kho, mà không làm chậm hoạt động kho hàng của bạn.

1. Chỉ định danh sách kiểm traĐến người nhận hàng tại kho hoặc nhân viên kiểm tra chất lượng. Đây là cửa ngõ đầu tiên cho mọi xe tải hoặc container.
2. Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) 15 phút.tại bến tàu:
3. Nếu cómục quan trọngThất bại (nhận dạng, mầm bệnh, kim loại nặng, sai lệch nghiêm trọng trong xét nghiệm):

Cách tiếp cận này phù hợp với những gì hệ thống quản lý chất lượng trong ngành công nghiệp thực phẩm và khuôn khổ ISO 9001 yêu cầu đối với việc kiểm soát nguyên liệu đầu vào và quản lý chứng nhận phân tích (COA).

Phiếu kiểm tra chấp nhận nhanh một trang (có thể in)

Hãy sử dụng bảng này như một biểu mẫu một trang tại bến tàu. Nó được thiết kế ngắn gọn và trực quan để người nhận có thể điền thông tin mà không cần đọc toàn bộ COA từng dòng một.

Trang này sẽ trở thành của bạn.dấu vết kiểm toánở khâu tiếp nhận và có thể dễ dàng tích hợp vào quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) bằng giấy hoặc kỹ thuật số.

Những điều cần kiểm tra trên bảng COA: Từ tiêu đề đến phương thức

Ngoài việc chỉ đánh dấu vào các ô kiểm tra, người phụ trách kiểm soát chất lượng hoặc mua hàng nên xem xét chi tiết định dạng chứng nhận phân tích (COA) của từng nhà cung cấp mới. Đối với các lô hàng đang lưu hành, hãy kiểm tra ngẫu nhiên thường xuyên.

1. Tiêu đề & Nhận diện

Hãy xác nhận rằng tiêu đề COA khớp với thông tin của bạn.đơn đặt hàngvà hàng hóa vật chất:

• Tên sản phẩm và cấp độ (ví dụ:Bột polydextrose, loại dùng trong thực phẩm).
• Số đơn đặt hàng, số lô/mẻ, ngày sản xuất và ngày cấp giấy chứng nhận phân tích (COA).
• Khối lượng tịnh và hình thức đóng gói (nếu có).

Bất kỳ sự không khớp lô hàng hoặc thiếu số tham chiếu đơn đặt hàng nào đều là dấu hiệu đáng ngờ. Khi nghi ngờ:

• Đặt rất nhiều vàoGIỮ.
• Hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp chứng nhận phân tích (COA) đã được chỉnh sửa hoặc làm rõ thông tin.

2. Siêu dữ liệu và chứng nhận phòng thí nghiệm

Hãy tìm:

• Phát hànhtên phòng thí nghiệmĐịa chỉ và thông tin liên hệ.
• Mã số báo cáo và, lý tưởng nhất là, chữ ký của người phân tích hoặc chữ ký điện tử.
• Tuyên bố hoặc logo củaISO 17025hoặc sự công nhận tương đương.

Nếu phòng thí nghiệm không được chứng nhận hoặc việc chứng nhận không rõ ràng, hãy kích hoạt quy trình nội bộ.đánh giá rủi rotrước khi dựa vào COA để đưa ra các quyết định an toàn quan trọng.

3. Phương pháp, giới hạn định lượng (LOQ) và giới hạn phát hiện (LOD).

Đối với các mục quan trọng (hàm lượng chất xơ, kim loại nặng, vi sinh vật), xin lưu ý:

• cácphương pháp thử(ví dụ: phương pháp AOAC cho chất xơ, ICP-MS cho kim loại, phương pháp đếm khuẩn lạc cho vi sinh vật).
• cácgiới hạn định lượng (LOQ)hoặcgiới hạn phát hiện (LOD)đặc biệt là đối với các chất gây ô nhiễm.

Cùng một kết quả số học có thể mang ý nghĩa khác nhau nếu phương pháp hoặc giới hạn định lượng (LOQ) khác nhau. Hãy ghi lại phương pháp vào hồ sơ phê duyệt nhà cung cấp để bạn có thể so sánh các phòng thí nghiệm tương đương.

4. Đơn vị và quy đổi

Trước khi so sánh với các thông số kỹ thuật hoặc giới hạn quy định, hãy tiến hành tiêu chuẩn hóa:

• % w/w so với % trêncơ sở khô.
• mg/kg so với ppm đối với kim loại nặng.
• CFU/g so với CFU/mL trong vi sinh học.

Đừng chấp nhận hay từ chối nhiều thứ cho đến khi bạn chắc chắn rằng...đơn vị phù hợpđặc điểm kỹ thuật bằng văn bản của bạn.

Các yêu cầu cụ thể đối với từng thành phần: Polydextrose và Dextrin kháng tiêu hóa

Đối với các chất xơ thiết yếu trong chế độ ăn uống của Shine Health, người mua thường dựa vào các đánh giá COA (Chứng nhận phân tích) để xác định các yếu tố sau:xét nghiệm chất xơ, độ ẩm, tro, kim loại nặng và vi sinh.

Polydextrose (dạng bột và siro)

Theo dữ liệu kỹ thuật của Shine Health dành cho...Polydextrose không biến đổi genVàsiro polydextrose:

• Hàm lượng polydextrose (trên cơ sở khô) thường≥90%.
• Chất rắn trong siro thường≥70%.
• 1,6-dehydration-D-glucose ≤4,0% (trên cơ sở khô, không tính tro).
• Glucose + sorbitol ≤6,0% (trên cơ sở khô, không tính tro).
• Tro sunfat ≤0,3%.
• pH trong xi-rô xung quanhA.0–T.Kh.
• Kim loại nặngVí dụ (dạng siro): chì (Pb) ≤0,5 mg/kg, asen (As) ≤0,5 mg/kg.
• Vi sinh vậtVí dụ: tổng số vi khuẩn trên đĩa ≤1.000 CFU/g; nấm men và nấm mốc ≤25 CFU/g; không có Salmonella.

Trên mỗi phiếu phân tích polydextrose, hãy xác minh ít nhất:

• Xét nghiệm polydextroseso với mức tối thiểu của bạn (ví dụ: thông số kỹ thuật ≥88% hoặc ≥90%).
• Độ ẩmSo với thông số kỹ thuật; độ ẩm cao hơn làm giảm thời hạn sử dụng và có thể ảnh hưởng đến quá trình đóng cục.
• Kim loại và vi môTuân thủ cả yêu cầu kỹ thuật của bạn và các quy định địa phương.

Dextrin kháng tiêu hóa (Loại tốt cho sức khỏe đường ruột / Loại dùng cho dinh dưỡng)

Đối với dextrin kháng tiêu hóa của Shine Health, các thông số cốt lõi như sau:

• Hàm lượng chất xơ≥82%.
• Hàm lượng đạm≤6,0%.
• Hình thức: dạng bột màu trắng đến vàng nhạt.

Đối với các COA dextrin kháng thuốc, hãy ưu tiên:

• Hàm lượng chất xơSo với hàm lượng tối thiểu trong công thức và ghi trên nhãn sản phẩm.
• chất đạmmức độ nếu bạn nhắm mục tiêu vào các chất gây dị ứng hoặc hồ sơ dinh dưỡng cụ thể.
• Vi sinh vậtĐối với các sản phẩm hỗ trợ sức khỏe đường ruột, đặc biệt khi được sử dụng trong các hỗn hợp men vi sinh hoặc dinh dưỡng y tế.

Những kỳ vọng này cung cấp cho người mua một phạm vi thực tế về những gì mà một chứng nhận phân tích (COA) tốt nên thể hiện và giúp bạn sớm đặt câu hỏi về những kết quả bất thường.

Mẫu ghi nhật ký COA và ví dụ minh họa

Để dữ liệu COA có thể sử dụng được trong bảng điều khiển mua hàng và chất lượng, hãy thu thập cùng một trường thông tin cốt lõi mỗi lần. Một hàng đơn giản trong Excel hoặc ERP là đủ.

Các cột ghi nhật ký COA được đề xuất

• Ngày nhận được
• Tên nhà cung cấp
• Tên sản phẩm & hạng
• số PO
• Số lô/đợt
• Ngày cấp COA
• Xét nghiệm chất xơ (kết quả + thông số kỹ thuật + ĐẠT/KHÔNG ĐẠT)
• Độ ẩm (kết quả + thông số kỹ thuật + ĐẠT/KHÔNG ĐẠT)
• Các môn vi sinh chính (Tổng số vi khuẩn, nấm men/nấm mốc, tác nhân gây bệnh + Đạt/Không đạt)
• Các kim loại nặng chính (Pb, As và các kim loại khác nếu cần + ĐẠT/KHÔNG ĐẠT)
• Quyết định chung (CHẤP NHẬN / CHẤP NHẬN CÓ ĐIỀU KIỆN / TẠM DỪNG / TỪ CHỐI)
• Điều chỉnh thời hạn sử dụng, nếu có
• Điều chỉnh giá, nếu có
• Mã số mẫu và thời hạn lưu giữ

Ví dụ: Lô bột polydextrose

• Số đơn đặt hàng: 12345
• Lô: PDX‑202512
• Ngày cấp COA: 01/12/2025
• Xét nghiệm chất xơ:90,0%(Độ chính xác ≥88,0%) → ĐẠT
• Độ ẩm:i.a%(Thông số kỹ thuật ≤6,0%) → THẤT BẠI → đề xuấtthời hạn sử dụng -25%Đang chờ nhà cung cấp thực hiện biện pháp khắc phục.
• TPC: 200 CFU/g (thông số kỹ thuật ≤1.000 CFU/g) → ĐẠT
• Chì: 0,2 mg/kg (giới hạn cho phép ≤0,5 mg/kg) → Đạt
• Phán quyết:CHẤP NHẬN CÓ ĐIỀU KIỆN(Thời hạn sử dụng rút ngắn + ghi chú cho lần xem xét nhà cung cấp tiếp theo)
• Mẫu được lưu giữ: S‑PDX‑12345, được lưu giữ trong 18 tháng.

Việc thu thập được mức độ chi tiết này cho phép bạn biến một chồng file PDF thành dữ liệu có thể tìm kiếm, dùng để đàm phán giá cả và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.

Chuyển đổi dữ liệu COA thành giá trị thương mại

Giấy chứng nhận phân tích (COA) không chỉ đơn thuần là xác nhận sự an toàn. Nếu được sử dụng đúng cách, nó sẽ trở thành một công cụ hữu ích.đòn bẩy thương mại.

1. Các bậc giá liên quan đến hàm lượng và độ ẩm

Xác định các khoảng giá trong hợp đồng mua hàng của bạn:

• Cấp cao cấp: Kết quả kiểm nghiệm vượt mức tối thiểu, độ ẩm nằm trong phạm vi mục tiêu → giá bán đầy đủ và được ưu tiên.
• Cấp tiêu chuẩn: Hàm lượng đạt hoặc hơi cao hơn tiêu chuẩn, độ ẩm gần giới hạn trên → giá thông thường.
• Mức giảm giá: Độ tinh khiết hoặc độ ẩm hơi vượt quá mức lý tưởng nhưng vẫn an toàn → giảm giá hoặc tín dụng tự động, hoặc thời hạn sử dụng ngắn hơn.

Ví dụ, nếu thông số kỹ thuật của bạn đối với chất xơ polydextrose là≥88%và rất nhiều thứ sẽ đến86,5%nhưng nếu đáp ứng các yêu cầu khác, bạn có thể:

• Chấp nhận lô hàng đối với các công thức không quan trọng ở mức achiết khấu đã được thỏa thuận trước, hoặc
• Đặt lô hàng lênGIỮvà yêu cầu mộtgiấy báo cóhoặc thay thế.

Hãy ghi rõ các quy định này ngay từ đầu trong hợp đồng mua bán để tránh những cuộc đàm phán không chính thức sau này.

2. Tính toán thời hạn sử dụng dựa trên độ ẩm

Hàm lượng độ ẩm cao hơn trong bột thường dẫn đến:

• Đóng bánh nhanh hơn và giảm khả năng chảy.
• Trong những trường hợp cực đoan, có thể xảy ra hiện tượng vi sinh vật phát triển.

Bạn có thể liên kết độ ẩm quan sát được vớithời hạn sử dụng còn lạivới một quy tắc đơn giản, chẳng hạn như:

Thời hạn sử dụng còn lại được điều chỉnh = thời hạn sử dụng còn lại ban đầu × (giới hạn quy định về độ ẩm ÷ độ ẩm quan sát được).

Nếu thông số kỹ thuật về độ ẩm là 6,0% và giấy chứng nhận phân tích (COA) ghi là 6,6%, và lô hàng còn hạn sử dụng 20 tháng trên giấy tờ:

• Thời hạn sử dụng còn lại được điều chỉnh ≈ 20 × (6,0 ÷ 6,6) ≈ 18,2 tháng.

Ghi lại ngày điều chỉnh vào hệ thống của bạn và thông báo cho bộ phận lập kế hoạch và bán hàng để hàng tồn kho được sử dụng kịp thời.

3. Các chỉ số KPI của nhà cung cấp được xây dựng từ lịch sử COA

Theo thời gian, nhật ký COA trở thành mộtbảng điều khiển KPI của nhà cung cấpCác chỉ số hữu ích bao gồm:

• Tỷ lệ đậu COAtheo tham số và theo sản phẩm.
• Số lượngkiểm tra lạiSố lượng yêu cầu mỗi năm và kết quả đạt được.
• Thời gian phản hồi trung bìnhđể tiến hành điều tra và các biện pháp khắc phục.
• Tần số củavấn đề tài liệu(sai lô hàng, ngày cấp giấy chứng nhận xuất xứ cũ, thiếu dữ liệu).

Sử dụng các chỉ số này theo quý hoặc hàng năm.đánh giá nhà cung cấpĐẾN:

• Tăng cường quan hệ đối tác với các nhà cung cấp có hiệu suất cao như Shine Health.
• Hãy yêu cầu mức giá tốt hơn, các dịch vụ bổ sung hoặc phân bổ ưu tiên dựa trên hiệu suất làm việc ổn định.
• Cần phải biện minh cho việc sử dụng hai nguồn cung ứng hoặc tìm nguồn cung ứng khác nếu một nhà cung cấp liên tục hoạt động kém hiệu quả.

Quy trình xác minh và leo thang kỹ thuật số

Các chứng chỉ COA hiện đại ngày càng bao gồm...mã QRhoặc URL. Người mua có thể sử dụng chúng để kiểm tra tính xác thực nhanh chóng.

Các bước xác minh kỹ thuật số

1. Quét mã QRHoặc mở URL được in trên COA.
2. Xác nhận rằngCOA trực tuyếnThông tin trùng khớp với bản giấy hoặc bản PDF ở tất cả các trường thông tin chính (sản phẩm, số lô, kết quả, ngày tháng).
3. Nếu có, hãy kiểm tra phòng thí nghiệm cấp phép so với thông tin công khai.cơ sở dữ liệu công nhậnĐể xác minh trạng thái tuân thủ tiêu chuẩn ISO 17025.
4. LưuPDF gốcvào thư mục nhà cung cấp của bạn với tên tệp được chuẩn hóa (ví dụ: Supplier_Product_Lot_Date.pdf).

Các dấu hiệu cảnh báo cần được tạm giữ (HOLD).

Đặt lô vàoGIỮvà hãy báo cáo nếu bạn phát hiện:

• COANgày phát hành muộn hơn ngày giao hàng.hoặc được tái sử dụng rõ ràng cho nhiều lô hàng.
• Thiếu hoặc không nhất quánsố lô.
• Kết quả số giống hệt nhau(đến nhiều chữ số thập phân) lặp đi lặp lại trên nhiều COA trong thời gian dài.
• Phòng thí nghiệm cấp phép không có địa chỉ, chứng nhận hoặc thông tin liên lạc có thể xác định được.

Những trường hợp này không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với gian lận, nhưng chúng cần được làm rõ và thường cần được kiểm tra độc lập.

Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) cho việc chia mẫu và kiểm tra lại.

Khi các thông số quan trọng bị lỗi hoặc xuất hiện các dấu hiệu cảnh báo:

1. Chuẩn bị mộtgói bằng chứng tài liệu:
2. Gửi mộtchia mẫuđến mộtphòng thí nghiệm bên thứ ba được chứng nhậnđể xác nhận.
3. Giữ hàngGIỮcho đến khi có kết quả xét nghiệm lại.
4. Sử dụng kết quả để:

Quy trình này phù hợp với các thực tiễn tốt nhất về kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào dựa trên HACCP và thể hiện sự cẩn trọng cần thiết trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp nào.

Triển khai, Đào tạo và Lưu trữ hồ sơ

Để phương pháp COA này hoạt động hiệu quả trong công việc hàng ngày, hãy tích hợp nó vào các hệ thống hiện có và đào tạo những người trực tiếp tiếp xúc với hàng hóa.

1. Nhúng danh sách kiểm tra và mẫuTích hợp vào quy trình tiếp nhận hàng (SOP), hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống quản lý kho (WMS) để nhân viên có thể xem thông tin trên màn hình hoặc trong các gói tiếp nhận hàng in sẵn.
2. Tập trung hồ sơ:
3. Đào tạo nhân viên kho và kiểm soát chất lượng:
4. Xem xét và tinh chỉnh:

Khi được xử lý theo cách này, việc giải thích COA trở thành một quy trình đơn giản, có thể lặp lại, giúp bảo vệ thương hiệu của bạn đồng thời vẫn đảm bảo hoạt động vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ.

Hợp tác với Shine Health về COA và Chất lượng

Công ty TNHH Sức khỏe Sơn Đông Shine cung cấp các sản phẩmbột polydextrose, siro polydextrose, dextrin kháng tiêu hóavà các loại sợi liên quan từ các xưởng sản xuất đạt tiêu chuẩn GMP, với các chứng nhận bao gồm:ISO9001, BRC, HALAL, HACCP và KOSHERCông ty vận hành các phòng thí nghiệm kiểm soát chất lượng riêng với các thiết bị tiên tiến như sắc ký lỏng hiệu năng cao và các thiết bị hỗ trợ:

• Giấy chứng nhận phân tích (COA) với dữ liệu rõ ràng về định lượng, độ ẩm, vi sinh vật và kim loại nặng.
• Hồ sơ tài liệu tuân thủ các hệ thống quản lý chất lượng quốc tế.
• Hỗ trợ kỹ thuật về việc giải thích COA và điều chỉnh công thức.

Ví dụ về sản phẩm:

• Bột Polydextrose:xem chi tiết
• Dextrin kháng tiêu hóa (Maltodextrin kháng tiêu hóa):xem chi tiết

Để có mẫu COA, bảng ghi nhật ký Excel hoặc tài liệu hướng dẫn nhà cung cấp, vui lòng liên hệ trực tiếp với Shine Health theo địa chỉ sau:info@sdshinehealth.comhoặc thông quaWhatsApp.

Tài liệu tham khảo

1. Moure‑Alonso, JA, Aboal‑Somoza, M., & Bermejo‑Barrera, P. (2005). Thiết kế và đánh giá sơ bộ quy trình lấy mẫu nguyên liệu thô đầu vào trong nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi.Kiểm định và đảm bảo chất lượng.https://doi.org/10.1007/S00769-004-0901-3
2. Leier‑McHugh, L. (2002). Công cụ hiện trường, thử nghiệm và truy xuất nguồn gốc trong việc phân phối nguyên liệu thực phẩm.Báo cáo kỹ thuật ngành.
3. Demolingo, RH, & Afianti, AF (2022). Phân tích vệ sinh, Phân tích mối nguy và bộ phận thu mua Điểm kiểm soát tới hạn (HACCP) tại Khách sạn Four Seasons Jakarta trong việc đảm bảo an toàn thực phẩm cho khách.Tạp chí Quản lý dịch vụ khách sạn, số 6(2).
4. Bolton, A. (2013).Hệ thống quản lý chất lượng cho ngành thực phẩm: Hướng dẫn về ISO 9001/2. Mùa xuân.
5. Công ty TNHH Y tế Shine Sơn Đông (2025). Thông số sản phẩm của Xi-rô Polydextrose và Polydextrose KHÔNG GMO. Lấy từhttps://www.sdshinehealth.com/polydextrose/
6. Công ty TNHH Sức khỏe Sơn Đông Shine (2025). Dữ liệu kỹ thuật Dextrin kháng tiêu hóa (Dextrin tốt cho sức khỏe đường ruột). Truy cập từhttps://www.sdshinehealth.com/ resist-dextrin/
7. Công ty TNHH Sức khỏe Sơn Đông Shine (2025). Hồ sơ công ty và tổng quan hệ thống chất lượng. Truy cập từhttps://www.sdshinehealth.com/company-profile.html